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宁波你的业务可能是由几名员工组成的实体业务,也可能是你在笔记本电脑上进行的单边演出。无论规模大小,所有企业都可以从系统化您或您的员工在一个典型工作日或一周内所经历的每个流程中所涉及的步骤中受益。好的系统记录了您来之不易的业务运营知识,帮助您了解在哪里可以简化或提高效率,并快速让新员工加快他们的任务。

发布日期:2022-12-30 浏览次数: 977 作者:威格乐电话邀约外包

你的业务可能是由几名员工组成的实体业务,也可能是你在笔记本电脑上进行的单边演出。无论规模大小,所有企业都可以从系统化您或您的员工在一个典型工作日或一周内所经历的每个流程中所涉及的步骤中受益。好的系统记录了您来之不易的业务运营知识,帮助您了解在哪里可以简化或提高效率,并快速让新员工加快他们的任务。

系统化意味着什么?

您已经有了系统,即使您没有意识到或没有意识到它们。系统化只是记录您所做的事情和如何做的过程,并维护和更新该文档。

您可以记录哪些系统?你定期做的任何事情,只要你以相似的顺序做相同的动作。您的企业使用的系统可以包括:

销售营销产品采购客户服务产品创建账单支付运营成本为什么系统化?

大多数小企业主和企业家都在不知不觉中开发了他们使用的系统,可能是遵循别人的公式,或者是调整以前工作场所学到的流程。有时候,开发一个系统就像尝试不同的东西并重复有效的东西一样简单。

当您将不同流程的步骤系统化时,您会有意识地关注您所做的事情,以便将其记录下来。这可以让您看到自己做得好的地方,以及在哪里可以提高效率。记录您的所有系统可能会向您展示可以组合、消除步骤或将步骤移动到其他系统以增强您的平稳操作的地方。虽然系统化需要一些时间和精力,但它可以使您的活动更高效,最终更有利可图。

此外,如果您的业务正在增长,您迟早需要增加员工,即使您只是将部分职能外包给承包商。花点时间记录下你的步骤,会让你轻松地把一个新人带到公司。你将能够给他们一份有组织的清单,列出他们的职责和如何完成这些职责的方向。您可以让他们查看文档,然后在出现问题时回答问题,而不是亲自指导他们完成整个过程。

如何系统化您的业务

系统化您业务的第一步是列出您定期执行的功能类别。通常包括营销、销售、生产、客户服务和记账。

接下来,列出每个类别中的常规任务。把它们分成你每天、每周、每月、每季度或每年做的任务。这是系统的框架。

。有很多方法可以做到这一点。对于你来说,坐在电脑前或拿着一张便笺簿,在可视化典型工作流程的同时写下你所做的事情可能会更容易。或者你可能会发现,在工作日里随身携带笔记本或录音机,并记下你所做的事情会更容易。

现在您有了您的步骤,请将它们组织成书面的编号或项目符号列表。在这里,您可以看到重新排序或组合步骤以提高效率的方法。确保你记录下你的实际工作,然后做出你看到的改变和改进。如果您不喜欢写列表,请尝试将此文档创建为流程图或思维导图。

为每个系统创建一个单独的文档,并用明确的名称标记其内容。这将帮助您在需要时找到不同的系统,并向收到文件的任何员工或承包商指明内容。将它们全部存储在计算机上的同一文件夹中,并将它们上传到基于云的共享服务(如Google Archive或Dropbox)可能会有所帮助。这将允许您根据需要快速查找和共享文档。您也可能希望将它们打印出来并保存在活页夹中,以便于参考。

随着业务的发展,您将添加新任务并细化所做任务的步骤。您可以采用加快或替代某些步骤的技术。确保您定期更新您的系统,以便它们始终描述您当前的工作方式。如果你的系统只显示你两年前是怎么做的,或者当你开始改进它的时候,你希望如何做,那么它们将不会有帮助!许多企业主每年都会检查一次他们的所有系统,以确保文档与当前操作相匹配。

系统是企业主的朋友,即使随着业务的发展和变化,它也会帮助您保持工作的顺利高效。虽然系统化你的工作看起来是一个令人生畏且耗时的过程,但最终你只是记录你已经做的事情,并以一种便于分析和分享的方式收集你的知识和经验。现在可能需要一点时间,但你将在未来几年中收获这项工作的好处!

Juhan Sonin在Flickr“kdsbe”上提供的照片

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